- ¿QUÉ ES EL CANAL DE DENUNCIAS DE HOIST FINANCE SPAIN?
El Canal de Denuncias es el sistema que HOIST FINANCE SPAIN pone a disposición para que cualquier persona pueda comunicar infracciones de la normativa legal aplicable o del Código ético producidas en el marco de las actividades de HOIST FINANCE SPAIN, dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- DECLARACIÓN DE HOIST FINANCE
En HOIST tenemos el compromiso de velar por el cumplimiento de nuestros valores, nuestros principios éticos, por la transparencia y por el buen gobierno. Nuestras prioridades se basan en potenciar la cultura de cumplimiento normativo e integrar los principios éticos como elementos clave de nuestra organización.
Los delitos, tales como el fraude y el acoso, cometidos en Hoist o de cualquier otra manera relacionados con la entidad pueden poner seriamente en peligro la reputación y otros activos de Hoist.
La presente Instrucción sobre el Canal de Denuncias de Hoist establece la forma en que cualquier tercero puede plantear sus inquietudes y el modo en que dichas inquietudes serán tratadas.
- ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIÓN
La presente instrucción aplicará, conforme al artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, a los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional relacionados con Hoist, que tengan alguna de las siguientes condiciones:
- a) Personas que tengan condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
- b) Autónomos;
- c) Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
- d) Partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de Hoist, incluidos los miembros no ejecutivos;
- e) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de la Hoist o sus contratistas, subcontratistas y proveedores.
El término "denuncia de irregularidades" puede definirse como el hecho de plantear la preocupación por la comisión de un acto ilícito dentro de una organización.
Las informaciones que se pueden comunicar a través del Canal de denuncias de información son las siguientes:
- Infracciones relativas a incumplimientos del Código de Conducta de Hoist
- Cualquier comportamiento que se considere contrario a los principios y valores del Código de Conducta de Hoist.
- Infracciones indicadas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
- Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, siempre que:
Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
- Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. La denuncia también puede referirse a:
- información relativa a conductas encaminadas a ocultar las violaciones antes señaladas;
- actividades ilícitas que aún no se han llevado a cabo pero que el denunciante cree razonablemente que podrían ocurrir en presencia de elementos concretos precisos y consistentes.
Sin embargo, las denuncias distintas de los casos descritos anteriormente, en particular aquellas que se refieren a solicitudes, reclamaciones o quejas de carácter comercial, no pueden considerarse relevantes de conformidad con la normativa de denuncia de irregularidades.
Además, con esta instrucción queremos subrayar que cualquier denunciante que denuncie de buena fe estará en cualquier caso protegido contra posibles represalias y/o actividades opresivas que resulten de su iniciativa/denuncia.
- PRINCIPIOS
El propósito de canal de denuncias es asegurar que cualquier persona se sienta capaz de plantear cualquier inquietud de manera confidencial, segura y protegida. Por esta razón, Hoist ha adoptado los siguientes principios:
- Se podrá elegir ser anónimo cuando haga una denuncia.
- El denunciante no necesita probar los hechos denunciados - la creencia razonable de que los hechos son reales es suficiente para realizar la denuncia.
- El denunciante no tiene ninguna responsabilidad de investigar los hechos denunciados.
- Todas las denuncias y personas denunciadas, así como el hecho denunciado, se tratarán de manera confidencial, a menos que la legislación nacional exija su divulgación en el contexto de investigaciones o procedimientos judiciales ulteriores.
- Todas las comunicaciones recibidas se tomarán en serio.
- EL PROCESO DE GESTIÓN DE DENUNCIAS
El proceso se divide en las siguientes fases:
- A) Recepción de informes;
B) Evaluación preliminar;
C) Investigación e investigación;
D) Cierre de informes. - a) Recepción de informes:
Hoist Spain SL, para garantizar la eficacia del proceso de denuncia y proporcionar un acceso amplio e indiscriminado a todos aquellos que quieran presentar una denuncia, ofrece la posibilidad de presentar denuncia a través formulario habilitado en la web de Hoist Finance Spain.
Adicionalmente, existen canales alternativos para realizar tu comunicación:
- Correo postal dirigido al Departamento de Cumplimiento Hoist Finance Spain, S.L. Sita en Avenida de Manoteras 44, 1ª planta 28050, Madrid, España
- Solicitar una reunión presencial o telemática con el personal habilitado para la gestión del canal de denuncias. Para ello, describe esta opción en la creación de tu denuncia.
El seguimiento del funcionamiento de los canales de comunicación antes mencionados están garantizados por el Departamento de Cumplimiento local, al que se deberá contactar en caso de cualquier mal funcionamiento.
Contenido de las denuncias
El denunciante realiza las denuncias aportando la información de que dispone basándose en motivos fundados y en información que cree veraz.
Las posteriores fases preliminares de verificación y evaluación se facilitan mediante informes con contenidos precisos y detallados, como, por ejemplo:
Descripción de los hechos denunciados, con indicación de las circunstancias conocidas (forma, hora, lugar);
Identificar elementos de la persona denunciada (o de las denunciadas) en la medida en que se conozca;
Indicación de otras personas que puedan informar sobre los hechos denunciados.
Indicación, o en su caso, puesta a disposición de cualquier documento que respalde la denuncia, así como, por supuesto, los elementos identificativos del denunciante (por ejemplo, datos personales y datos de contacto), en los casos en que no se haya elegido la opción del anonimato.
Se precisa que, en caso de denuncias infundadas, realizadas de mala fe o con negligencia grave, Hoist Finance Spain se reserva el derecho de actuar para defender sus intereses y proteger a los perjudicados.
En el caso de un informe no anónimo, la persona que informa el informe recibirá un aviso de recepción del informe dentro de los siete días siguientes a la fecha de recepción.
- b) Evaluación preliminar
Se analizan las denuncias recibidas y:
- si el informe tiene contenido preciso, detallado y verificable, y se refiere a hechos relevantes, inicia la investigación correspondiente;
- si el informe tiene contenido no fundamentado y/o no verificable y no se puede contactar al denunciante para que proporcione las adiciones necesarias, así como si el informe no se realizó de buena fe o es malicioso, archivar la denuncia;
- si el informe se refiere a hechos que, aunque afectan a Hoist Finance Spain SL, no entran dentro del ámbito de aplicación de este documento (a modo de ejemplo y sin limitarse a, quejas de una naturaleza comercial, propuestas comerciales, marketing), lo remitirá a la función competente de la Compañía para su gestión.
- si se conoce la existencia de investigaciones en curso por parte de Autoridades Públicas (por ejemplo, autoridades judiciales, autoridades administrativas independientes, etc.) sobre los hechos denunciados, se abstiene de ocuparse de la investigación;
- si el informe se refiere a hechos ya conocidos y plenamente comprobados y sin que la nueva denuncia haya añadido o permitido añadir elementos o aspectos adicionales a los ya conocidos (los llamados informes obsoletos), archivar la denuncia.
El Departamento de Cumplimiento local, puede, de ser necesario, realizar solicitudes de aclaración, garantizando siempre la confidencialidad del denunciante.
- c) Investigación
El objetivo de la investigación es realizar investigaciones en profundidad encaminadas a comprobar objetivamente la validez o no de los hechos denunciados.
Un problema reportado nunca será manejado por nadie que pueda estar involucrado o en cualquier capacidad relacionada. con el mismo.
La información contenida en las denuncias es tratada de forma estrictamente confidencial por los responsables.
Sin perjuicio de la protección de la privacidad de la persona denunciada y de todas las cuestiones relativas a su confidencialidad, un denunciante no anónimo será mantenido informado sobre el progreso de la investigación y los resultados de las fases de gestión posteriores.
- d) Cierre de informes
Se examina los resultados de la fase de investigación y:
- en caso de confirmarse el contenido de la denuncia, define las medidas necesarias, delegando su ejecución en las funciones competentes de conformidad con el sistema de delegaciones y poderes vigente;
- Se responderá a la denuncia dentro de los tres meses siguientes a la fecha del acuse de recibo o, en ausencia de dicha notificación, dentro de los tres meses siguientes a la expiración del plazo de siete días desde la presentación de la denuncia.
- El acceso al contenido de las denuncias recibidas está limitado a personas expresamente autorizadas para gestionar casos de denuncia. Cuando sea necesario, se puede incluir en el proceso de investigación a personas que puedan agregar información útil adicional. Estos últimos, por tanto, podrán acceder a la información necesaria, pero al mismo tiempo estarán obligados a guardar confidencialidad.
- PROTECCIÓN DE DATOS
El tratamiento de datos personales en el contexto de las denuncias se llevará a cabo de conformidad con la legislación vigente aplicable en materia de protección de datos personales, incluido el Reglamento Europeo UE 2016/679 (“GDPR”), así como cualquier otra ley aplicable y/o normativa.
La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de carácter personal facilitados a través del Canal de Denuncias es el cumplimiento de una obligación legal por Hoist dentro del marco normativo de protección de datos que regula los canales de denuncias, entre los que se incluyen de los deberes de prevención y control en materia de prevención de responsabilidad penal y cumplimiento normativo aplicables a la Entidad.
La información sobre el tratamiento de datos personales se pone a disposición de los interesados mediante publicación en el sitio web de Hoist Finance Spain S.L.
Para cumplir con el principio de minimización de datos, a que se refiere el art. 5 del RGPD, solo se pueden tratar datos personales que sean adecuados, relevantes y necesarios con respecto a los fines de esta instrucción. Por lo tanto, todos los datos personales (del denunciante, cuando la denuncia sea nominativa, del denunciado y de cualquier otra persona física) contenidos en la denuncia o recopilados de otro modo durante la fase de investigación que no sean estrictamente necesarios para determinar y verificar la validez se eliminarán o se harán anónimos.
Los interesados podrán ejercer los derechos previstos por el RGPD y las disposiciones legales aplicables contactando al Delegado de Protección de Datos Personales en la dirección de correo electrónico: protecciondatos@hoistfinance.com.
Los datos personales contenidos en las denuncias y relativos a actividades de investigación posteriores se suprimirán cuando concluya todo el proceso, salvo que su conservación sea exigida por ley o sea necesaria para conocer, ejercer y/o defender un derecho en sede judicial.
Protección del denunciante identificado
En casos de presuntos delitos, se informará al denunciante de que podría ser necesario revelar su identidad durante el procedimiento judicial.
Los derechos de las personas especificadas en una denuncia de irregularidades están sujetos a las leyes de protección de datos aplicables. Los afectados tendrán derecho a acceder a los datos que les conciernan y, en caso de que la información sea incorrecta, incompleta o esté desactualizada, podrán solicitar que se modifiquen o supriman sus datos.
Estos derechos están sujetos a todas las medidas de salvaguardia necesarias para evitar la destrucción de pruebas u otros obstáculos a la tramitación e investigación de la denuncia.
- CONTACTO DE CANALES DE DENUNCIA EXTERNOS
El Canal De Denuncias de HOIST será el cauce preferente para informar de las infracciones penales o administrativas graves o muy graves objeto de protección conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
No obstante, se podrá acudir a los siguientes canales externos para reportar dichas infracciones:
- Oficina Antifraude de Catalunya
- Agencia de Prevención y Lucha contra el Fraude y la Corrupción de la Comunitat Valenciana
- Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
- Banco de España
- CNMV
- CNMC
- Banco Central Europeo
